home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 12 / 2 / DISK1227.ZIP / ASSETS.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-02-07  |  26KB  |  578 lines
  1.        
  2.        
  3.        
  4.        
  5.        
  6.        
  7.        
  8.        
  9.                         ROKMAR ASSETS INVENTORY SYSTEM
  10.        
  11.        
  12.                                   Version 2.0
  13.        
  14.                                  System Manual
  15.        
  16.        
  17.        
  18.        
  19.        
  20.        
  21.        
  22.        
  23.        
  24.        
  25.        
  26.        
  27.        
  28.        
  29.        
  30.        
  31.        
  32.        
  33.        
  34.        
  35.        
  36.        
  37.        
  38.        
  39.        
  40.        
  41.                             ROKMAR Computer Systems
  42.                                 2089 East Kern
  43.                                Tulare, Ca. 93274
  44.        
  45.        
  46.        
  47.        
  48.        
  49.                     
  50.                         ROKMAR ASSETS INVENTORY SYSTEM
  51.        
  52.        
  53.        
  54.        
  55.        
  56.        
  57.        
  58.        
  59.        
  60.        
  61.        
  62.        
  63.        
  64.                                      INDEX
  65.        
  66.                         Copyright Notice ............ 1
  67.                         What Is It For? ............. 2
  68.                         Set Up ...................... 3
  69.                         Field Editing ............... 4
  70.                         Program Usage ............... 5
  71.                         How To Use It ............... 7
  72.                         Field Descriptions .......... 8
  73.                         Interfacing ................. 9
  74.                         Error Recovery .............. 11
  75.        
  76.        
  77.        
  78.                                 COPYRIGHT NOTICE                 Page  1
  79.        
  80.        This  software  product  is the copyrighted  property  of  ROKMAR 
  81.        Computer  Systems,  and  the usual  shareware  limited  agreement 
  82.        applies:
  83.        
  84.        1.  No  fee may be charged for the retail sale  of  this  product 
  85.        other than a reasonable copy and distribution charge.
  86.        
  87.        2.  This  product  may only be distributed in  its  original  and 
  88.        complete form, including documentation and copyright notice.
  89.        
  90.        3.  This product may not be distributed, whole or in any part  as 
  91.        a  section  or  part of any commercial  product  without  written 
  92.        permission of ROKMAR COMPUTER SYSTEMS. 
  93.        
  94.        
  95.                                    DISCLAIMER
  96.        
  97.        RokMar  Computer Systems, its owners, management, or   associates 
  98.        will  not be liable for any damages or claims related in any  way 
  99.        to  the  use  of this product and  disclaims  all  warranties  or 
  100.        implied warranties by the distributor.
  101.        
  102.        Other  than these minor trivialities, feel free to copy and  give 
  103.        out  as  many  copies  of this product as  you  wish.   Place  an 
  104.        archived version on any BBS.
  105.        
  106.        Should  you receive any use from this program, please  contribute 
  107.        $10, or if you wish to receive an updated version of this program 
  108.        with  bug fixes and possible enhancements, and notices to  future 
  109.        updates, send $15 to:
  110.        
  111.                               Robert O Keith, Jr.
  112.                               2089 East Kern
  113.                               Tulare, Ca. 93274
  114.        
  115.        Anything you might send, $, suggestions, problems will be greatly 
  116.        appreciated and will prompt me to produce many more products  for 
  117.        the  home and office. The registration fee will also entitle  you 
  118.        to a list of other available products. 
  119.        
  120.        Have fun, and remember... Press F1 for Help!
  121.        
  122.        
  123.        
  124.                                  WHAT IS IT FOR?                 Page  2
  125.        
  126.        Now that I have my own Assets Inventory DataBase system, what  do 
  127.        I do with it?  What good is it? 
  128.        
  129.            Most people may or may not think they have much money  laying 
  130.        around the house or office.  In any case, most will be  surprised 
  131.        at  how  much has been collected over the months and  years.   In 
  132.        most  cases,  much of this money sits  around  mostly  unnoticed. 
  133.        People  who have used this product have been shocked to find  out 
  134.        how  much money was tied up in household/office assets,  in  what 
  135.        areas   this  money  was  concentrated,  and  in  what  type   of 
  136.        merchandise  they  had.   In  case  of  fire,  theft,  etc.,  the 
  137.        insurance  company  wants  an  itemized list  of  each  piece  of 
  138.        merchandise, the model numbers, the serial numbers, the  location 
  139.        the  article was kept, the purchase/replacement cost,  etc.  This 
  140.        bit  of information can be difficult to piece together  with  any 
  141.        amount of accuracy, especially in the midst of emotional  strife. 
  142.        If  this information was gathered together in  advance  manually, 
  143.        what  a  maintenance chore this could be: new items  are  bought, 
  144.        sold, thrown away, lost, etc., every month.
  145.            This  information  is also useful for  management  decisions: 
  146.        adequate security, fire protection, adequate insurance  coverage, 
  147.        or  even  how  much money is invested  by  merchandise  type,  at 
  148.        certain  locations,  etc.    The Assets Inventory  DataBase  will 
  149.        retain  this information on a dynamic medium, where at the  press 
  150.        of  a button the information can be listed, sorted and summed  up 
  151.        by  type,  location, etc. This product will also  print  a  list, 
  152.        ready  to mail off to the insurance company or store off-site  at 
  153.        any time.
  154.        
  155.        The Assets Inventory DataBase Contains:
  156.          -  Pull Down Menu System, very simple to use.
  157.          -  Pop  Up  windows  including help windows so that  you  don't                  
  158.             become lost inside the integrated programs.
  159.          -  Full Feature Search/Inquiry screens, to browse your data  by       
  160.             key words.
  161.          -  Index Reports for your own information, (where, how much, of            
  162.             what, etc.)
  163.          -  Full  Detailed  Reports for safe storage and to mail off  to         
  164.             the insurance companies.
  165.          -  Data  Entry Input form printable on your own printer at  any       
  166.             time.
  167.        
  168.        Can you use this?
  169.        
  170.        
  171.        
  172.                                     SET UP                       Page  3
  173.        
  174.        INSTALLING UP THIS SYSTEM ON YOUR COMPUTER.
  175.        
  176.        Make a copy of this disk for your own backup at once!
  177.        
  178.        An   installation  program  is  not  included;  they   are   more 
  179.        complicated than simply copying the files to your hard disk,  and 
  180.        most of them cause more trouble than help anyway.
  181.        
  182.        
  183.        Installation on any Floppy Disk Drive:
  184.            Simply  copy  the  original  disk and use  the  copy  as  the 
  185.        program/data disk. One disk and drive is all that is required for 
  186.        use.  These files may also be copied to a bootable floppy disk. 
  187.        
  188.        Hard Drive:
  189.            Create  a  directory  (\ASSETS,  \HOMEINV,  \OFFINVEN,  etc.), 
  190.        anything  you  wish and copy the contents of this disk  into  the 
  191.        directory.  Remember,  only  rookies copy  all  of  the  software 
  192.        including DOS to the root directory.
  193.        
  194.              Example: C>COPY A:*.* A:\ASSETS
  195.        
  196.        The  executable program file of this system is ASSETS.EXE, so  to 
  197.        run,  move  to  the drive and directory where  the  programs  are 
  198.        installed and type: 
  199.        
  200.              ASSETS
  201.        
  202.              Example:
  203.        
  204.              One floppy drive: A>ASSETS
  205.              Hard Disk:C>CD \ASSETS
  206.                        C>ASSETS
  207.        
  208.        
  209.        
  210.        The  pull  down menu will come up on your screen.   If  you  have 
  211.        never  used  this  type  of menu, Press F1  for  Help.  Press  F1 
  212.        anywhere inside this system, and a help screen will appear.
  213.        
  214.        Important!  The  computer must be booted with a  CONFIG.SYS  file 
  215.        containing  a FILES= statement for 10 files or more.  An  example  
  216.        CONFIG.SYS file is included with the system files.
  217.        
  218.        
  219.        
  220.                                 FIELD EDITING                    Page  4
  221.        
  222.        Using the data entry fields.
  223.        
  224.             The  data entry screens and the inquiry screens have one  or 
  225.        many  entry  fields.   The data in each of these  fields  may  be 
  226.        edited  after  some value has been entered.  The  type  of  edits 
  227.        available  for  each field include, inserting  characters  inside 
  228.        data  already edited, deleting characters, etc.  This  scheme  is 
  229.        similar  to word processors, spread sheets, etc.  Following is  a 
  230.        detailed list of each function and the key to be used for each.
  231.        
  232.        Key    Function
  233.        ____   __________________________________________________________
  234.        
  235.        Ins    This  will  toggle into or out of  the  insert  mode.  The 
  236.               cursor  will  be a block character when inside the  insert
  237.               mode. When  inside the insert mode, any data above and  to
  238.               the right  of the  cursor will be moved over and the  data
  239.               typed will be  shoved inside, inserted.
  240.        
  241.        Del    The Delete Key: The character above  the  cursor  will  be 
  242.               deleted and the data to the right will be  moved  over  to  
  243.               fill the space created by the character deleted.
  244.        
  245.        BS     The Back-Space Key: The cursor will be moved to the  left;
  246.               any data above the cursor will be deleted; the data to the
  247.               right will be moved to the left.
  248.        
  249.        -->    The  right  arrow  key:  The  cursor  will  be  moved  one 
  250.               character to the right, no data will be affected.
  251.        
  252.        <--    The left arrow key: The cursor will be moved one character
  253.               to the left, no data will be affected.
  254.        
  255.        Up     The up arrow key: The cursor will jump up to the  previous
  256.               data entry field.
  257.        
  258.        Down   The down arrow key: The cursor will jump down to the  next
  259.               data entry field.
  260.        
  261.        Return The return/entry key: The cursor  will  jump  down  to the
  262.               next data entry field.
  263.        
  264.        Esc    The escape key: This will exit  the  mode  of  the program 
  265.               without doing any updates to the database.
  266.        
  267.        
  268.        
  269.                                   PROGRAM USAGE                  Page  5
  270.        
  271.        A Walk through of the system.
  272.        
  273.             This  section  will be listed in sections in  the  order  of 
  274.        initial  usage.  Any semi-experienced user can breeze  over  this 
  275.        section  quickly and not work through the exercises, but keep  in 
  276.        mind the overall program flow and the uses of each function. 
  277.        
  278.        TRACK
  279.        This  screen  is used for doing quick data updates, such  as  for 
  280.        users  who  wish to track items that are always  moving,  or  for 
  281.        simply relocating items without risking the update of other  data 
  282.        fields.
  283.        
  284.        RPTFORM
  285.        Print  an input form.  This is the last option on the menu.  Once 
  286.        this  is  printed,  you may print as many as  you  wish  or  make 
  287.        photocopies  of the printed version.  With this version  you  can 
  288.        manually  take  inventory,  listing the  pertinent  data  on  the 
  289.        sheets,  then  use the sheets as data entry forms to sit  at  the 
  290.        computer and enter the data.  The first field on the sheet is the 
  291.        key field. This can be any value you wish, but it must be unique. 
  292.        Numbering  the  items  is usually the simplest way  to  choose  a 
  293.        unique key, but the add function will accept any unique string of 
  294.        characters. 
  295.        
  296.        ADD
  297.        Enter  the  data. This is the first option on the   menu.  Simply 
  298.        transcribe  the data directly from the input sheets into the  add 
  299.        function.   Press  F1 if any field is confusing, a  pop  up  help 
  300.        window will appear. A full description of each field is described 
  301.        in a later chapter.
  302.        
  303.        UPDATE
  304.        If you make any entry mistakes, use the third menu option.  These 
  305.        functions will allow data entry record modifications or to delete 
  306.        the entire record.  Again, Press F1 for guidance. 
  307.        
  308.        
  309.                                  PROGRAM USAGE (cont.)           Page  6
  310.        
  311.        
  312.        INQUIRY
  313.        At  any  time,  you may wish to search through  the  data  for  a 
  314.        particular item, to do this, use the forth menu function.
  315.             This  is  the most complicated screen, but don't  worry,  it 
  316.        does  no  updates so you can not hurt anything  by  pressing  the 
  317.        wrong button.  The three inquiry screens work basically the  same 
  318.        but  work  against different keys, TYPE, LOCATION and  the  USER-
  319.        DEFINED  key.  Specific  key info is at the  upper  left  of  the 
  320.        screen.  A quick run through:
  321.             - Enter the screen via the menu.
  322.             - Enter the key value desired.
  323.             This  may be the whole key, the first few     characters  of 
  324.        this  key,  or  to  begin  at  the  beginning,  leave  the  field     
  325.        blank.  Then press F2 to begin the search.  
  326.             - Continue   to press F2 to search from the last  record  on 
  327.               the screen...
  328.             - Or, Enter a different search key value...
  329.             - Or, Press F7 to scroll backwards; F8 to scroll forward.
  330.             - The  up/down arrow  keys will move the  high-lighted  line 
  331.               upward or downward. 
  332.             - Press  the  F3 key, and the high-lighted  record  will  be 
  333.               shown in detail inside another window in the middle of the 
  334.               screen.
  335.        
  336.        
  337.        RPT  INDX
  338.        These reports are for your use as management information.  Simply 
  339.        selecting  the  menu  option desired  and  pressing  return  will     
  340.        bring up a selection window. By selecting a specific key, such as 
  341.        location,  only the records at this location will  print.  Living 
  342.        the field blank will cause all records to print.
  343.        
  344.        
  345.        RPT FULL
  346.        These  reports  are detailed reports sorted by  the  menu  option 
  347.        chosen.  They are for your permanent off-site storage and  to  be 
  348.        sent to insurance agencies, etc. 
  349.        
  350.        
  351.        
  352.        
  353.                                  HOW TO USE IT                   Page  7
  354.        
  355.             Anyone  who  has been through a fire, burglary,  or  any  of 
  356.        numerous  disasters, and have had to try to list everything  they 
  357.        own,  how  much  the  items were worth,  and  prove  it,  (Serial 
  358.        numbers?)  all this in the midst of an emotionally  trying  time, 
  359.        wishing  they  had been better prepared.     Insurance  companies 
  360.        usually  request  an  updated listing of  inventories  every  six 
  361.        months. Pictures should also be included with this list.  An even 
  362.        better  solution is a video tape recording of the articles,  time 
  363.        and date stamped.  The entire room can be panned across  catching 
  364.        everything in the room.
  365.             Don't  forget articles left inside closets  or  behind/under 
  366.        furniture.
  367.             Anything  one  might forget to take a  snapshot  of  usually 
  368.        shows up in a video tape, somewhere in the background.   Remember 
  369.        to get a shot of the camera. Of course, pictures are not  enough, 
  370.        serial  numbers,  costs, etc. are still required.     You  should 
  371.        also keep your own version of this file, but include  photocopies 
  372.        of receipts, and store this off-site in a safe location. 
  373.        
  374.             How  many think to keep backups of software  off-site?  This 
  375.        system will tell you how important that might be. 
  376.        
  377.        Hints/Reminders:
  378.         -  Include  items  often forgotten in  this  list:
  379.             Expensive Clothing Articles          Landscaping Purchases
  380.             Books                                Telephones
  381.             Computer Software                    Lighting Fixtures
  382.             Customized Curtains                  The Hot Water Heater
  383.             Kitchen Appliances and Utensils      Tap Water Filters
  384.             Children's Articles                  Outside Articles
  385.             Credit Cards
  386.        
  387.         -   Search  through  the closets, garages, in  the  automobiles, 
  388.             off-site    storage,  cellars, etc., places  not  frequently 
  389.             visited. 
  390.         -   Items  that  may  be  lended to someone  else  at  the  time 
  391.             inventory is taken.
  392.         -   Include important papers which may become lost or destroyed.
  393.        
  394.        
  395.        
  396.                                  FIELD DESCRIPTIONS                 Page  8
  397.        
  398.        
  399.          Field              Description                   Size    Cobol Pic
  400.        -----------------    ---------------------------   ------  ---------
  401.         ASSET_KEY            A unique key                  5      X(5)
  402.        
  403.         DESC                 The Description of the        25     X(25)
  404.                               article of value.
  405.        
  406.         TYPE                 The Type code. A category     8      X(8)
  407.                               for the article, ie., tools,
  408.                               equipment, etc.
  409.        
  410.         LOCATION_STORED      The Location Code where the   8      X(85)
  411.                               article is stored, ie.,
  412.                               garage, off-site, xa-01-01, 
  413.                               etc.
  414.        
  415.         USER_DEFINED         A User-Defined code for any   8      X(8)
  416.                               special purpose requirement,
  417.                               ie., persons name, sub-
  418.                               breakdowns of Type or
  419.                               Location, anything you wish.
  420.        
  421.         DATE_PURCHASED       The date the article was      6      X(6)
  422.                               purchased.                         (MMDDYY)  
  423.        
  424.         PURCHASE_COST        The purchase cost or value    7      9(5)v99
  425.                               of the article.                  (characters)
  426.        
  427.         PURCHASED_FROM       Description of where the      25     X(25)
  428.                               article was purchased from.
  429.        
  430.         APPRAISAL            The appraisal value, if       9      9(5)V99
  431.                               applicable.                          
  432.        
  433.         MODEL_NUMBER         The article model number.     10     X(10)
  434.        
  435.         SERIAL_NUMBER        The article serial number.    20     X(20)
  436.        
  437.         COMMENT1             First line of Comments.       50     X(50)
  438.        
  439.         COMMENT2             Second line of Comments.      50     X(50)
  440.        
  441.        
  442.        
  443.                                   INTERFACING                    Page  9
  444.        
  445.            This  feature  is for the advanced computerist,  and  is  not 
  446.        required to use this package as it was intended.  If, though, you 
  447.        are interested or have a special requirement, such as including a 
  448.        portion  of  this  data  in a financial  statement,  or  using  a 
  449.        spreadsheet for more elaborate calculations on the data, or  even 
  450.        want  to  extract  the data maintained here and  upload  it  into 
  451.        another database, you will want to read this section completely. 
  452.        
  453.            This  database  application package contains  a  very  useful 
  454.        report  writer/data extractor.  This can be used to  create  your 
  455.        own reports, specify any subset of fields to extract, browse  the 
  456.        data very quickly, extract data into an ASCII file uploadable  to 
  457.        any word processor, spreadsheet, database package, report writer, 
  458.        etc.  This  feature does not work under the menu system,  so  you 
  459.        will  have  to  be at the operating system prompt  to  use  these 
  460.        commands.
  461.        
  462.            The command name is ASREPORT.
  463.        
  464.            The  following descriptions will use the A> prompt. Don't  be 
  465.        confused  if  you  are  using a  different  disk  drive  and  see 
  466.        something else. 
  467.        
  468.            For a demonstration, type:
  469.                A>ASREPORT ASSETS
  470.        
  471.            The  entire list of records will scroll across  your  screen. 
  472.        This is interesting if used as a browse of the data. Now try: 
  473.        
  474.                A>ASREPORT ASSETS ASSET_TYPE DESC
  475.        
  476.            Notice  that  only the data fields you selected, and  in  the 
  477.        order  you  selected  appear. Interesting?  The  format  of  this 
  478.        command is: 
  479.        
  480.                A>ASREPORT ASSETS [file-element1 file-element2 ...]
  481.        
  482.            The  file elements are those listed in the  previous  chapter 
  483.        and must be spelled exactly.  If the file elements are not  used, 
  484.        all  elements  will be extracted.  If listed on the  screen,  the 
  485.        right most elements will be truncated.  Now lets print something: 
  486.        
  487.           A>ASREPORT ASSETS TYPE DESC LOCATION_STORED PURCHASE_COST > PRN
  488.        
  489.            Another way to do this would be:
  490.        
  491.           A>ASREPORT ASSETS TYPE DESC LOCATION_STORED PURCHASE_COST > MYFILE
  492.           A>COPY MYFILE PRN
  493.        
  494.            The  first method extracts the data and redirects the I/O  to 
  495.        the  printing  device. The second method extracts  the  data  and 
  496.        redirects the I/O into a file of your own choosing. 
  497.        
  498.        
  499.                                   INTERFACING (cont.)            Page 10
  500.        
  501.             Why extract the data into another file?
  502.             This is one of the nicer features of this system.  This file 
  503.        can  be  imported  into  any  spreadsheet,  (Lotus  123,   etc.), 
  504.        database,  or word processing program.  The data may be  used  by 
  505.        the spreadsheet program to be reformatted, sorted in other  ways, 
  506.        or  used for more elaborate calculations.  The database  may  use 
  507.        this data to be uploaded into other databases or report the  data 
  508.        in other formats. The data may be included into a word  processor 
  509.        for  use  inside  a financial report, or for  any  other  special 
  510.        purpose. 
  511.        
  512.        
  513.        
  514.                                ERROR RECOVERY                    Page 11
  515.        
  516.             The  error  messages displayed in the error  window  at  the 
  517.        bottom,  or inside other windows at various locations  should  be 
  518.        obvious,  ie., RECORD NOT FOUND, etc. There is one killer:  INDEX 
  519.        CORRUPTED. 
  520.        
  521.             The index corrupted message means that the database has been 
  522.        corrupted,  and the whole system is hung up.  Nothing will  work.        
  523.        All is not lost.
  524.        
  525.             To recover from this, a special program was developed called 
  526.        ASINDEX.
  527.        
  528.             To recover, type:
  529.        
  530.             Floppy system:
  531.             A>ASINDEX ASSETS
  532.        
  533.             Hard Disk:
  534.             C>ASINDEX ASSETS
  535.        
  536.             A corrupted database happens when inside the system and  the 
  537.        power is lost, if there is a disk error, etc.  It is not a normal 
  538.        condition and should not happen frequently. 
  539.        
  540.        REMEMBER TO BACKUP YOUR DATA REGULARLY!!!
  541.        
  542.             The database routines used in this system will put the  disk 
  543.        drive  through its paces. Occasionally, a machine will  return  a 
  544.        "index  corrupted" message when using any of the functions  which 
  545.        access data.  This could mean that the disk drive is slightly out 
  546.        of  alignment,  even though most of other programs may  work.  If 
  547.        this  is the case, reindexing and running the system  on  another 
  548.        machine may be necessary.
  549.        
  550.         Technical Information:
  551.        
  552.         Equipment needed: IBM-PC (128K) 
  553.                           Floppy or hard disk
  554.                           Color or Monochrome monitor
  555.                           Printer
  556.        
  557.         Configuration:    Printer Port (LST1:)
  558.                           (If  necessary to print to another  port,  use 
  559.                           the MODE command or the PSWAP utility to redirect
  560.                           printer output.)
  561.        
  562.         Files contained on this disk:
  563.                        ASSETS.EXE   -  The main program to execute
  564.                        ASSETS.HLP   -  The help data file
  565.                        ASSETS.DOC   -  The usage manual
  566.                        ASSETS.DAT   -  The main data database file
  567.                        ASSETS.X01   -  The key index file
  568.                        ASSETS.X02   -  The type index file
  569.                        ASSETS.X03   -  The location index file
  570.                        ASSETS.X04   -  The user-defined field index file
  571.                        ASREPORT.EXE -  The report writer program
  572.                        EXTRACT.EXE  -  Date extractor
  573.                        ASINDEX.EXE  -  The reindexer program
  574.                        PSWAP.EXE    -  Printer swap utility
  575.                        PSWAP.DOC    -  Printer swap documentation
  576.                        CONFIG.SYS   -  System file (must have >=10 FILES=)
  577.                        TECHMAN.DOC  -  Manual for customization
  578.                        CUSTMENU.*   -  Files for the custom menu system